LPS:Alfresco/oběh dokumentů

Základ

Zjistil jsem, že je dobré se před prvním nebo spíše nutné přihlásit se do alfresca. A to jak pro osoby, které budou zasílat požadavky tak i ti co je budou zpracovávat či jinak s nimi pracovat. Vyhledává se totiž v db alfresca a může se stát že při přidělování práv nebo zasílání notifikací se stane situace "Uživatel nenalezen" a ten se pak automaticky přeskočí. A pak mu nedojdou min. žádné notifikace.

WF průběh

Žadatel

1. Vytvoří se žádost (chci simku)

zadám název žádosti přidám soubory k žádosti přidám osoby které musí žádost odkontrolovat než je předána ke zpracování (tajmeník mi to musí schválit než to pošlu) pokud takové osoby nejsou zaškrtnu pole “bez schvalovatele” kliknu na vytvořit žádost

2. žádost se vytvořila a nyní je vidět v záložce moje vytvořené žádosti

zde na ni mohu kliknout a uvidím informace plus vydím vyjádření osob které mají u žádosti provézt kontrolu a zda ji provedli nebo ne (tím zjistím zda žádost můžu odeslat výš nebo zkoušet dohnat lidi aby se mi vyjádřili) V této fázi lze ještě žádost smazat pak už předanou žádost nelze ze systému smazat (pouze naším ručním zásahem) Pokud již mám všechny náležitosti tak kliknu u žádosti na tlačítko “Předat” zobrazí se mi dvě pole jedno textové a druhé jako roleta(zatím to nešlo udělat jinak) do textového pole napíšu uživatele(skupinu s prefixem GROUP_) které žádost chci předat a kliknu na odeslat

3. Žádost se přesunula do záložky “Moje odeslané žádosti”

Kde mohu sledovat její přůběh a také ještě kouknout co jsem vlastně poslal je to spíš jen kukátko které by tam uživatel nemusel mít ale je to dobré jen pro kontrolu

4. Po zpracování žádosti uživatelem(skupinou) je žádost vidět v záložce “Moje zpracované žádosti”.

Tady lze filtrovat ty co prošli a ty co ne. Mohu si prohlédnout kdo mi je posuzoval co k tomu napsal za komentář a i metadata předávaná na začátku žádosti se soubory. Také lze stáhnout žádost s výsledným reportem. Osoba co musí zkontrolovat žádost před jejím předání vybrané osobě(skupině). V našem testu tajemník. Koukne na záložku “Požadováno vyjádření” zde vidí žádosti které chce uživatel aby je daná osoba posoudila a schválila či zamítla s nějakým komentářem. Žádost si stáhne provede kontrolu a schválí/zamítne. Pak vidí výsledek svého rozhodnutí do doby než je žádost tvůrcem smazána nebo odeslána ke zpracování

Schvalovatel

Osoba, která se k žádosti má vyjádřit(tajemník apod.) Osoby od kterých se vyžaduje schválení žádosti, ale neprovádí samotné zpracování žádosti(objednání simky apod.)

1. Záložka požadováno vyjádření

Zde se osoba může vyjádřit k žádosti. Schválit/Zamítnout s nějakým komentářem. A také žádost si stáhnout aby si ji mohl prohlédnout. Po schválení/zamítnutí může po určitou dobu vidět svoje vyjádření k žádosti, dokud ji uživatel nepředá ke zpracování. Pak z tohoto seznamu zmizí.

Zpracovatel

Osoba která provádí zpracování (V našem případě Maruška) klikne na “Žádosti nezpracované” a zde vidí žádosti předané od jejich tvůrců i s vyjádřením dotčených osob(V našem případě vyjádření tajemníka). Žádost si stáhne koukne na náležitosti a pak jen klikne na zpracovano nebo zamítnout zase se otevře okno s komentářem které může(nemusí) vyplnit a žádost uzavře jako kompletní s vybraným výsledkem Žádost je nyní viditelná pro osobu(skupinu) která měla zpracování provádět i s celkovým výsledkem a možností stáhnout si žádost s reportem k sobě na PC v záložce “Žádosti zpracované“. A zároveň to samé vidí i tvůrce žádosti. Tohle celé bude mít ještě tu vlastnost že při přechodu do následujícího stavu se pošle dotčeným osobám mail upomínka že mají provézt nějakou akci. při požadovaném vyjádření (osobám vybraným k žádosti) při odeslání žádosti zpracovateli(nebo skupině) při zpracování (schválení nebo zamítnutí) žádosti jejímu tvůrci

Pracovní data

Template email notifikace

Notifikace při vytvoření žádosti

Odešle se osobám po kterých chceme vyjádření

Předmět

"Požadavek ke schválení: "+name

Zpráva

"Uživatel " +creator+" chce schválit požadavek: "+ name.

Seznam požadavků čekajících na vaše schválení: <url>

Notifikace při předání ke zpracování

Odešle se notifikace uživateli(skupině) zadané ke zpracování

Předmět

"Požadavek ke zpracování: "+folder.getName()

Zpráva

"Uživatel "+creator + "vám zaslal požadavek ke zpracování:"+folder.getName()

Seznam požadavků čekajících na vaše zpracování: <url>

Notifikace při zpracování

odešle se mail žadateli(tvůrce žádosti) od zpracovatele

Předmět

"Požadavek XXX byl zpracován/zamítnut"

Zpráva

"Váš požadavek XXX byl zpracován/zamítnut osobou  "+user+ " dne "+formatter.format(date)+ " s komentářem "+commentToUpdateRequest.getValue()

Seznam vašich požadavků: <url>