Migrace dokumentů AFS - Alfresco

Historicky je AFS mimo jiné používáno jako úložiště pro sdílené dokumenty pracoviště. Na stanicích s Windows 10 (respektive OrionX) je podpora AFS velmi problematická. Proto doporučujeme převést dokumentová úložiště na AFS do úložiště Alfresco, která má pro práci s dokumenty vhodnější vlastnosti.

Pokud uvažujete o migraci dat z úložiště AFS na Alfresco, využijte tento návod.

Postup migrace

Migraci provádějí pracovníci CIV, konkrétní kroky jsou časově řízeny správcem oblasti (pověřený pracovník pracoviště zodpovědný za řízení přístupu k oblasti).

Příprava

Administrátoři CIV a správce oblasti se dohodnou na optimálním harmonogramu migrace. Je třeba počítat s tím, že po dobu vlastní migrace nebude možné vkládat nové dokumenty. Čtení z AFS úložiště bude možné po celou dobu před, během i po migraci.

V rámci přípravy je také zřízena nová oblast v Alfresco a nastavena práva pro správce oblasti. Nastavení přístupu dalších osob může být provedeno správcem oblasti nebo administrátorem Alfresco podle dodaného seznamu.

Vlastní migrace

AFS disk je nastaven pro všechny uživatele pouze pro čtení a tím zakonzervován. Soubory jsou pak ve stejné struktuře převedeny do vytvořené oblasti Alfresco. Převod v závislosti na objemu dat a případných komplikací může trvat i několik dní.

Kontrola dat

Po ukončení migrace provede správce oblasti namátkovou kontrolu obsahu dokumentů v novém úložišti. Staré úložiště na AFS zůstane nadále dostupné pro čtení s obsahem ke dni migrace. Až nebude tato záloha potřeba, správce oblasti požádá o likvidaci AFS úložiště.

Co udělat, když jsem správce oblasti a chci provést migraci

Žádost o migraci může podat správce oblasti v AFS. U každé žádosti postupujeme individuálně.

Žádost je nutné zaslat na :

alfresco@service.zcu.cz

Žádost by měla obsahovat cestu k dané oblasti na AFS. Loginy budoucích správců v systému alfresco. A potom specifikaci zda požadujete pouze složku, nebo stránku obsahující navíc další funkce(blog, forum, vlastni nástěnka, datové seznamy apod.)

Důležité je zařídit konzistenci v průběhu přenosu dat. Proto je nutné v určitou chvíli zakonzervovat data na AFS(Odebráním práv zápisu) a kontaktovat civ, že data jsou již v konzistentním stavu.

Po provedení migrace budou dostupná data i na AFS, avšak pouze v režimu READ-ONLY.

Důležité je po přenesení dat přidat práva pro čtení apod. Je to z důvodu revize oprávnění přístupů.

Co udělat, když jsem správce oblasti a migrace byla provedena

Namátková kontrola přenesených dokumentů -> Pokud najdete chybu kontaktujte alfresco@service.zcu.cz

Úprava (revize) nastavení práv v dané oblasti.(viz první krůčky v Alfresco-> nastavení práv)

Přidání všech uživatelů co mají mít přístup k oblasti. (Nastaveni jsou pouze správci oblastí)

Dokumenty z AFS a jejich lokace v Alfresco

Dokumenty z AFS jsou přesunuty v Alfresco defaultně v záložce sdílené soubory. Nebo je možnost vyrobit pro pracoviště interní stránku s dalšími vlastnostmi(po dohodě).

První krůčky v Alfresco

Základní orientace v prostředí alfresco bude na První krůčky v Alfresco

Kontakt v případě problémů

Pokud v souvislosti s migrací vaší oblasti narazíte na chyby nebo si nebudete vědět rady v novém rozhraní, kontaktuje nás standardními cestami na HelpDesk, nejlépe e-mailem na alfresco@service.zcu.cz