E-spis

Z HelpDesk

Spisová služba slouží k evidenci, archivaci a skartaci doručených, i vlastních dokumentů.

Ověření se provádí přes konto Orion.

AKTUALITY

  • Evidence vlastních dokumentů pouze elektronicky: Podle Vyhlášky č. 259/2012 Sb. § 16 odst. 3. lze vytvářet vlastní dokumenty pouze v elektronické podobě ve formě PDF/A-3, ledaže povaha dokumentu takové vyhotovení vylučuje.
  • Výběr šablony profilu dokumentu: Nově jsme do E-spis přidali možnost výběru ze šablony profilu dokumentu. Tato šablona při zakládání dokumentu umožní automaticky doplnit předdefinovaný text (např. název dokumentu, poznámky, klíčová slova, typ a VS). Vzor šablony je dostupný v testovací verzi E-spisu, kde si můžete vyzkoušet její použití u vlastního dokumentu. Novou šablonu mohou vytvořit administrátoři E-spis na Vaši žádost. Více inforamcí zde: E-spis: Úpravy dokumentů

NÁVODY E-SPIS

Návody pro uživatele spisové služby jsou ZDE.

Pro lepší přehlednost jsou rozděleny do několika tématických okruhů:

PŘÍRUČKY

ŠKOLENÍ E-SPIS NA ZČU

Termíny vyhlášených školení, včetně registrace jsou v rámci Moodle [1]

LEGISLATIVA

Informace o platné legislativě týkající se spisové služby naleznete ZDE.

  • zákonné požadavky jsou dané zákonem č. 499/2004 Sb. [2] Zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů
  • procesní požadavky řeší vyhláška č. 259/2012 Sb. [3] Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby
  • technické požadavky jsou stanoveny v Národním standardu pro elektronické systémy spisové služby [4]

Zároveň je nutné dodržovat vnitřní předpisy dané Spisovým a skartačním řádem.

Od 1. července 2010 musí školy podle zákona č. 190/2009 Sb. ze dne 28. května 2009, kterým se mění zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a další související zákony, vykonávat spisovou službu v elektronické podobě.