Elektronická žádost o pracovní volno

Elektronickou žádost o pracovní volno (dále jen eDovolenka) najdete ve webové aplikaci personálního informačního portálu. Aplikace je přístupná přes Intranet. Aplikaci si můžete zařadit do "Moje odkazy" pomocí hvězdičky vedle odkazu přímo v rozcestníku.

• Ověření probíhá přes ORION login a heslo. V případě potíží s ORION kontem kontaktujte HelpDesk CIV.
• Z pohledu účetních i personálních dat je eDovolenka přímo napojena na PaMS Magion, tudíž není třeba administrovat přístupy nebo konta.
• Námitky, reklamace, postřehy, či dotazy k fungování aplikace směrujte na e-mail operator@service.zcu.cz
• Námitky, reklamace, postřehy, či dotazy k výpočtu či nárokům na dovolenou směrujte na oddělení mzdové účtárny

Legislativa

Aplikace odpovídá principům stanovených zákonem č. 262/2016 Sb. Zákoník práce, v platném znění.

Základní principy

Aplikace umožní vytvoření žádosti o pracovní volno, její schválení či zamítnutí vedoucím zaměstnancem a importování do výpočtu mzdy.

Vstup do aplikace

Do aplikace doporučujeme vstupovat přes Intranet Západočeské univerzity v Plzni kliknutím na odkaz platný od 1.6.2023 „Elektronická žádost o pracovní volno (dovolenka)“.

Nastavení asistentů

Na úvodní stránce aplikace klikněte na tlačítko „Nastavení asistentů“.

Nové okno zobrazuje 2 tabulky: jednu pro zastupující osoby pro zadání žádosti a druhou pro přehled zastupovaných osob pro zadání žádosti. Pro přidání další zastupující osoby je třeba kliknout na tlačítko „Přidat“ a vyplnit aktivní řádku. Pro smazání zastupující osoby se použije tlačítko „Smazat“, jež je pro každý řádek samostatné.

Vytvoření žádanky o pracovní volno

Úvodní stránkou aplikace je seznam žádanek s filtračním záhlavím.

Kliknutím na tlačítko „Vytvořit novou žádost“ se v okně zobrazí formulář pro vyplnění žádanky.

Textové pole "Poznámka pro schvalovatele" není povinným polem, ale je doporučeno vyplnit tam alespoň místo pobytu v rozsahu zahraničí či ČR.

Textové pole pro zaznamenání ústního schválení se stává povinným, když zaměstnanec vyplní žádanku zpětně. Zpětně může žádanku vyplnit jen ve stávajícím mzdovém období (př. na konci března může dodatečně požádat o dovolenku ze začátku března).

Předání ke schválení

Žádanka se odevzdá kliknutím na tlačítko „Předat ke schválení“, které je aktivní jen tehdy, když jsou údaje v žádance správně zadané.

Žádost o pracovní volno schvaluje pouze nadřízený. Schéma nadřízených do schvalovacího procesu je stejné jako v případě cestovních příkazů. Po kliknutí na rozbalovací šipku se nabídne posloupná řada nadřízených a jejich zástupců od přímého nadřízeného po rektora.

Žádost o storno

Žádanku je možné stornovat. V detailu žádanky se klikne na tlačítko „Předat ke stornování“. Pokud je žádanka ještě neschválená, aplikace se dotáže, zda storno zaměstnanec opravdu myslí vážně a po potvrzení aplikace žádanku zruší.

Pokud je žádanka již schválená, aplikace začne nový schvalovací proces, ale tentokrát žádá nadřízeného o schválení či zamítnutí žádosti o storno pracovního volna. Pokud nadřízený storno schválí, žádanka se stane stornovanou. Pokud nadřízený storno zamítne, žádanka o nepřítomnost zůstává platnou.

Několik nejčastějších dotazů a odpovědí:

Co mám dělat, když potřebuji dovolenou od pondělí do pátku a každý den chci čerpat jenom půlsměny? A mohu někde zadat kdy během pracovního dne si ony půlsměny vyberu?

V takovém případě (potřebujete půldenní dovolenou pro období delší než 2 dny celkem) vyplníte samostatné žádanky o dovolenou vždy po dvou dnech a zatrhnete „První den jen půlden“ a „Poslední den jen půlden“. Nebo si na každý takový půlden vytvoříte samostatnou žádanku. Formulář neobsahuje časový údaj pro vymezení půlsměny, tuto informaci napište do pole Poznámka pro schvalovatele (textové pole).

Mohu si zadat žádost s předstihem?

Ano, žádanku si můžete zadat s rozumným předstihem, ale už ji po předání ke schválení nemůžete upravovat. Pro změnu termínu žádosti o nepřítomnost je třeba původní žádost stornovat a poté zadat dovolenku novou.

Mám více pracovních poměrů a dovolenou si chci vzít jen na jednom. Jak to udělám?

V žádance má každý pracovní poměr vlastní oddíl (světlemodrý obdélník s číslem pracovního poměru). Stačí, když u pracovních poměrů, kde danou dovolenou nechcete čerpat, odstraníte zatržítko v políčku „Požádat“.

Co znamenají jednotlivé hodnoty dovolené v oddíle pracovního poměru?

Předně je nutno říci, že dovolená se počítá i vybírá v hodinách. Oddíl obsahuje Nárok, Čerpáno, Žádosti, Zůstatek a Akt. žádanka. Nárok je předpočítaný nárok celoroční dovolené. Pokud se v průběhu roku změní výše úvazku, nárok na dovolenou je též přepočítán. Čerpáno jsou již vybrané (vyplacené) hodiny řádné dovolené aktuálního roku. Hodnota Žádosti udává součet hodin z vytvořených žádanek, jež ještě nejsou vyplacené. Zůstatek jsou hodiny, o které je ještě možno požádat. Akt. žádanka zobrazuje počet hodin, o které žádáte v aktuální žádance.

Mohu v systému zadat žádanku na dovolenou, která proběhla v minulém měsíci a která nebyla do aplikace zadaná?

Nemůžete. Zpětně lze zadat dovolenku jen ve stávajícím měsíci a zároveň je nutné vyplnit textové pole pro zaznamenání ústního schválení. Pro řešení takového opomenutí je třeba se obrátit na mzdovou účetní.

Mám schválenou dovolenou, ale z důvodu mimořádné události (nemoc, OČR, pracovní cesta, aj.) nemohu na dovolenou nastoupit, co s tím?

Pokud je to možné, požádejte o storno takové dovolené. Pokud to vzhledem k mimořádným okolnostem možné není, individuálně s Vámi vše vyřeší Vaše mzdová účetní.

Chci čerpat dovolenou v průběhu pracovní cesty, jak mám postupovat?

Takovou situaci je nutno řešit předem. Nejprve je nutné zadat si žádost o dovolenou a počkat na její schválení, teprve poté je nutné vyplnit cestovní příkaz s přerušením pracovní cesty (po dobu čerpání dovolené). Systém hlásí, že v době žádosti o pracovní cestu čerpáte dovolenou, ale je možné i přesto cestovní příkaz zadat. Vše také doporučujeme předem osobně konzultovat se svým nadřízeným.

Aplikace mi nedovolí vytvořit žádost o dovolenou, přestože na výplatním lístku jí mám dostatek.

Na výplatním lístku se zobrazuje pouze nárok ponížený o proplacenou dovolenou. V tomto případě máte zřejmě zadáno již více žádanek, které dosud nebyly proplaceny, ale systém už s nimi počítá. Pokud požádáte o storno některé z budoucích žádanek, kapacita dovolené se Vám uvolní. Schválené žádanky již obsahují hromadnou dovolenou dle rozhodnutí rektora č. 1R/2023, a Nárok uvedený v eDovolenkách je o tuto žádost již ponížen (narozdíl od výplatního lístku).

Jak si vyberu zbytkovou dovolenou za daný kalendářní rok, která je menší než směna či půlsměna?

O zbytkovou dovolenou (počet hodin, který nedosahuje půlsměnu či směnu) lze požádat v rámci poslední žádosti o dovolenou za příslušný kalendářní rok, kterou se dočerpají veškeré zůstatky dovolené. O zbytek menší než celá směna, ale větší než půlsměna, si požádáte zadáním termínu dovolenky na celý den. Systém započítá pouze skutečný nárok v hodinách a zbytek směny/půlsměny bude započítán jako odpracovaný. Stejně tomu bude, pokud je zbytek nároku menší než půlsměna, jen s rozdílem, že bude zatrženo „První den jen ½ směny“ či „Poslední den jen ½ směny“.

Příklad: Mám 8hodinový úvazek a Zbytek dovolené je 18 hodin, tedy 2 směny a 2 hodiny. Do aplikace nastavím termín na 3 dny, ale u prvního či u druhého data zatrhnu požadavek na půlden. Do poznámky pro schvalovatele upřesním, ve kterém čase si půlsměnu vyberu.