Spisová služba

Z Support
(Rozdíly mezi verzemi)
Přejít na: navigace, hledání
Řádka 25: Řádka 25:
 
=Novinky v aplikaci E-spis=
 
=Novinky v aplikaci E-spis=
  
Nově jsme do E-spis přidali možnost výběru ze '''šablony profilu dokumentu'''. Tato šablona umožní automaticky doplnit předdefinovaný text věci popř. poznámky u vlastního nebo doručeného dokumentu, doplnit klíčová slova, přiřadit typ dokumentu a věcnou skupinu (tím i skartační lhůtu). Vzor šablony je dostupný v testovací verzi E-spisu, kde si můžete vyzkoušet její použití.
+
Nově jsme do E-spis přidali možnost výběru ze '''šablony profilu dokumentu'''. Tato šablona umožní automaticky doplnit předdefinovaný text věci popř. poznámky u vlastního nebo doručeného dokumentu, doplnit klíčová slova, přiřadit typ dokumentu a věcnou skupinu (tím i skartační lhůtu). Vzor šablony je dostupný v testovací verzi E-spisu, kde si můžete vyzkoušet její použití u vlastního dokumentu.
 
    
 
    
 
Pokud budete chtít takovou šablonu založit, prosíme definujte co má obsahovat v těchto polích:  
 
Pokud budete chtít takovou šablonu založit, prosíme definujte co má obsahovat v těchto polích:  

Verze z 09:51, 24 květen 2022

Spisová služba umožňuje evidenci veškerých údajů o dokumentech a spisech včetně sledování jejich pohybu v organizaci. Slouží ke komplexní správě dokumentů v organizaci. Jsou v ní zahrnuty dokumenty doručené i vlastní a jejich správa trvá po celou dobu životnosti každého dokumentu.

Ke spisové službě se lze přihlásit na adrese http://espis.zcu.cz. Pro testování a zaškolení slouží testovací verze spisové služby dostupné na http://espis-test.zcu.cz


Obsah

Legislativa

Elektronická spisová služba (ESSL) musí splňovat nejen zákonné, ale i procesní a technické požadavky:

  • zákonné požadavky jsou dané zákonem č. 499/2004 Sb. [1] Zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů
  • procesní požadavky řeší vyhláška č. 259/2012 Sb. [2] Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby
  • technické požadavky jsou stanoveny v Národním standardu pro elektronické systémy spisové služby [3]

Zároveň je nutné dodržovat vnitřní předpisy dané Spisovým a skartačním řádem.

Od 1. července 2010 musí školy podle zákona č. 190/2009 Sb. ze dne 28. května 2009, kterým se mění zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a další související zákony, vykonávat spisovou službu v elektronické podobě.

Evidence vlastních dokumentů pouze elektronicky!

Podle Vyhlášky č. 259/2012 Sb. § 16 odst. 3. V praxi to znamená, že ve spisové službě bude evidován vlastní dokument v elektronické podobě ve formě PDF/A-3, ledaže povaha dokumentu takové vyhotovení vylučuje.

Novinky v aplikaci E-spis

Nově jsme do E-spis přidali možnost výběru ze šablony profilu dokumentu. Tato šablona umožní automaticky doplnit předdefinovaný text věci popř. poznámky u vlastního nebo doručeného dokumentu, doplnit klíčová slova, přiřadit typ dokumentu a věcnou skupinu (tím i skartační lhůtu). Vzor šablony je dostupný v testovací verzi E-spisu, kde si můžete vyzkoušet její použití u vlastního dokumentu.

Pokud budete chtít takovou šablonu založit, prosíme definujte co má obsahovat v těchto polích:

  • Věc
  • Poznámka
  • Zda má být šablona založena jak pro Vlastní tak Doručený dokument nebo samostatně
  • Jaký typ dokumentu má být automaticky šablonou přiřazen
  • Jaká má být šablonou přiřazena věcná skupina
  • Pro koho má být k dispozici - lze definovat FM nebo SU)

S touto informací prosíme kontaktujte operátora s žádostí o založení Šablony profilu dokumentu

Návody pro uživatele e-spis


Příručky

  • Aktuální příručka pro role Referent, Sekretariát, Vedoucí - pro verzi aplikace E-spis 2.37.[4]


Školení E-spis na ZČU

Termíny vyhlášených školení, včetně registrace jsou v rámci Moodle [5]

Osobní nástroje
Jmenné prostory

Varianty
Zobrazení
Akce
Kdo jsem
Navigace
Často hledaná témata
Nástroje