Spisová služba - old

Spisová služba umožňuje evidenci veškerých údajů o dokumentech a spisech včetně sledování jejich pohybu v organizaci. Slouží ke komplexní správě dokumentů v organizaci. Jsou v ní zahrnuty dokumenty doručené i vlastní a jejich správa trvá po celou dobu životnosti každého dokumentu. Ke spisové službě se lze dostat na adrese http://espis.zcu.cz.

• Ověření se provádí přes Orion login a heslo.

• Konta pro spisovou službu se vytvářejí podle Pracovních míst Personalistiky (seznamy udržuje Personální odbor, lze sledovat v INISu - Výpisy - Pracovní místa), pokud přesto konto nefunguje, lze reklamovat přes email operator@service.zcu.cz

Legislativa

Spisová služba je definována zákonem č. 499/2004 Sb. ze dne 30. června 2004 o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů.

Od 1. července 2010 musí školy podle zákona č. 190/2009 Sb. ze dne 28. května 2009, kterým se mění zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a další související zákony, vykonávat spisovou službu v elektronické podobě.

Návody pro uživatele e-spis

• Přijetí nové došlé písemnosti, založení spisu a vyřízení písemnosti vložením do spisu
• Vytvoření odpovědi na došlou písemnost a odeslání této odpovědi, vyřízení spisu
• Založení vlastní písemnosti, její vložení do existujícího spisu, její vypravení a vyřízení
• Vypravení dokumentu‎

Příručky uživatele

• Jak pracovat v systému e-spis [1]
• Zkrácená uživatelská příručka - Elektronická podatelna datových zpráv [2]
• Zkrácená uživatelská příručka e-spis - modul REGISTRATURY verze 2.23 [3]
• Zkrácená uživatelská příručka e-spis verze 2.23 modul SPS - role REFERENT [4]
• Zkrácená uživatelská příručka e-spis verze 2.23 modul SPS – role SEKRETARIÁT, VEDOUCÍ, PODATELNA, VÝPRAVNA, SPISOVNA [5]
• Návrh postupu tvorby nové šablony el.dokumentu v systému e-spis [6]
• Zkrácená uživatelská příručka e-spis verze 2.24 modul SPS – role SEKRETARIÁT, VEDOUCÍ, PODATELNA, VÝPRAVNA, SPISOVNA [7]
• Zkrácená uživatelská příručka e-spis verze 2.24 REFERENT [8]
• Novinky verze 2.24 [9]
• Základní změny verze 2.24 [10]

Příručky uživatele 2.25.

• Jak pracovat v systému e-spis [11]
• Uživatelská příručka e-spis verze 2.25 modul SPS – role SEKRETARIÁT, VEDOUCÍ, PODATELNA, VÝPRAVNA, SPISOVNA [12]
• Uživatelská příručka e-spis verze 2.25 REFERENT [13]
• Základní změny verze 2.25 [14]

Příručky uživatele 2.27.

• Jak pracovat v systému e-spis [15]
• Uživatelská příručka e-spis verze 2.25 modul SPS – role PODATELNA, VÝPRAVNA, SPISOVNA [16]
• Uživatelská příručka e-spis verze 2.25 REFERENT, VEDOUCÍ, [17]
• Návod na práci s datovými zprávami [18]

Odesílání datových zpráv

Od 1.10.2014 si uživatelé odesílají datové zprávy orgaánům veřejné moci sami, před odeslání si musí zajistit elektronický podpis (pokud ne vyžadován) oprávněné osoby na dokument, který je odesílán. Pokud se jedná o podpis paní rektorky, předají dokument elektronicky ve spisové službě k podepsání paní rektorce, tam paní rektorky provede podepsání dokumentu a předá zpět zpravovateli. Zpracovatel pak provede odeslání datové zprávy dle návodu.