Spisová služba - old

Spisová služba umožňuje evidenci veškerých údajů o dokumentech a spisech včetně sledování jejich pohybu v organizaci. Slouží ke komplexní správě dokumentů v organizaci. Jsou v ní zahrnuty dokumenty doručené i vlastní a jejich správa trvá po celou dobu životnosti každého dokumentu.

Ke spisové službě se lze přihlásit na adrese http://espis.zcu.cz. Pro testování a zaškolení slouží testovací verze spisové služby dostupné na http://espis-test.zcu.cz

• Ověření se provádí přes Orion login a heslo.

Legislativa

Elektronická spisová služba (ESSL) musí splňovat nejen zákonné, ale i procesní a technické požadavky:

• zákonné požadavky jsou dané zákonem č. 499/2004 Sb. [1] Zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů
• procesní požadavky řeší vyhláška č. 259/2012 Sb. [2] Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby
• technické požadavky jsou stanoveny v Národním standardu pro elektronické systémy spisové služby [3]

Zároveň je nutné dodržovat vnitřní předpisy dané Spisovým a skartačním řádem.

Od 1. července 2010 musí školy podle zákona č. 190/2009 Sb. ze dne 28. května 2009, kterým se mění zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a další související zákony, vykonávat spisovou službu v elektronické podobě.

Návody pro uživatele e-spis

• Základní oběh dokumentu v organizaci (přijetí, odpověď na dokument, předání na jiný stůl)
• Založení vlastního/doručeného dokumentu
• Vypravení dokumentu
• Uzavření dokumentů a spisů
• Ukládací jednotky
• Vyhledávání dokumentů
• Používání filtrů
• Odesílání datových zpráv
• Předání dokumentu k elektronickému podpisu

Příručky

• Aktuální příručka pro role Referent, Sekretariát, Vedoucí - pro verzi aplikace E-spis 2.37.[4]

Školení E-spis na ZČU

Termíny vyhlášených školení, včetně registrace jsou v rámci Moodle [5]

Volné termíny - připravujeme další termín školení pro začátečníky v první polovině května.