Spisová služba - old/Přijetí nové došlé písemnosti založení spisu a vyřízení

Návod na přijetí nové došlé písemnosti, následné založení spisu a vyřízení písemnosti vložením do spisu.

• Rozkliknout složku "K převzetí", kde je seznam písemností, které k Vám byly předány, při předání přímo na funkční místo je předáno přímo "Na stůl" pak se převzetí nemusí dělat.

• Písemnosti přijmete tak, že příslušné dokumenty označíte, rozkliknete menu "Oběh" a vyberete "Převzít". Po potvrzení akce se písemnosti převezmou a přesunou se do složky "Na stole".

• Vyberte příslušnou písemnost klikem.

• Je třeba zadat typ, který odpovídá spisovému a skartačnímu plánu. Smažeme nastavené "NEZADÁNO" pomocí gumy. Do políčka "Typ dokumentu" přímo napíšete ukládací znak a kliknete na ikonu třech oken. Pro uložení informace kliknete na "Ulož a pokračuj".

• Pro založení nového spisu rozkliknete menu "Založit" a poté "Nový spis nad dokumentem". Lze to provést buď z detailu písemnosti nebo v seznamu "Na stole" po označení zakládající písemnosti.

• Zde je nutné zadat ukládací znak spisu stejným způsobem, jako ukládací znak dokumentu. Je vhodné upravit název spisu, který je systémem nastaven dle věci zakládající písemnosti. Po kliknutí na tlačítko "Ulož a pokračuj" je vytvořen nový spis.

• Pro vyřízení písemnosti klikněte na její číslo jednací v záložce "Obsah spisu".

• Když se zobrazí detail písemnosti, lze jí vyřídit pomocí menu "Úpravy" a část menu "Vyřízení".

• Zobrazí se okno se zadáním způsobu vyřízení. Ten lze vypsat přímo nebo pomocí ikony s okny vybrat ze seznamu. Tlačítkem "Uložit" písemnost vyřídíte.

• Písemnost dostane statut "Vyřízeno"