Vizitka a telefonní seznam

Z HelpDesk

Vizitka je prostředek pro zobrazení informací o uživateli a o pracovišti v Informačním systému ZČU.

Vizitka a telefonní seznam ZČU

Vizitka

Aplikace v portálu v záložce Já/Osobní vizitka. Do vizitky se může přihlásit každý zaměstnanec ZČU s platným Orion kontem.

Vizitka zároveň umožňuje nastavit zveřejnění některých údajů na webu (fotografie, mobilní telefon...). Pracovníci pověření správou seznamu pracoviště (vedení a sekretariát) mohou nastavovat ve vizitce i ostatní záznamy, jako jsou:

  1. záznamy hostů bez vazby a na personální agendu
  2. přidělovat další role, které nejsou vedeny v pracovních místech (technik, správce laboratoře...)
  3. neosobní linky jako jsou faxy, modemy
  4. záznamy ostatních sdílených místností (laboratoře, učebny, vrátnice)

Pro přímý přístup do vizitky je určen také odkaz vizitka.zcu.cz.

Telefonní seznam (intranet, pro zaměstnance)

Aplikace je dostupná v portálu v záložce Univerzita. Umožňuje vyhledávat osoby dle různých kritérií. Aplikace umožňuje i export seznamu v html nebo pdf formátu. Přístup do aplikace je možný pouze po přihlášení Orion loginem. Pro přímý přístup do seznamu je určen také odkaz ts.zcu.cz.

Telefonní seznam (web ZČU, pro veřejnost)

Tento seznam je určený pro nalezení kontaktu na osobu, pokud znám její jméno, linku nebo emailovou adresu. Pro přímý přístup do hledání osob je určen také odkaz phone.zcu.cz.

Jaké údaje vizitka obsahuje

Vizitka-portal.png
  • Základní informace (jméno, příjmení, telefony, místnost)
  • Vizitka (povolení zobrazování vybraných dat na webu, fotografie, doplňkové informace)
  • Úřední hodiny (čas, místnost)
  • Životopis (jednoduchý strukturovaný zápis předchozích pozic a zaměstnání)
  • Aktuální nastavení tlf. ústředny (informativní výpis dat z ústředny - pro kontrolu identifikačního řetězce na displeji telefonu)

Správce útvaru (sekretariát, vedoucí a tajemník) navíc vidí a může pracovat se záložkami:

  • Vyhledávání osob dle různých kriterií
  • Správa neosobních linek (faxy, laboratoře, vrátnice)
  • Ústředna (kompletní výpis aktivních linek evidovaných na pracoviště)
  • Volná čísla (přidělená pracovišti dle číslovacího plánu )

Kam se údaje vizitky publikují

Vizitka-web.jpg

Údaje uvedené ve vizitce se publikují do různých částí IS ZČU. Jedná se především o:

  • vyhledávání v telefonním seznamu na portálu (pouze pro přihlášené uživatele)
  • vyhledávání kontaktů v telefonním seznamu na webu (pro anonymní přístup)
  • vizitka zaměstnance na webu
  • vizitka pedagoga v courseware

Většina cílových systémů zobrazuje přímo data vizitky, takže změny provedené ve vizitce jsou ihned vidět.

Odkud se údaje berou a kdo smí údaje opravovat

Značná část údajů se přetahuje s jiných agend. Pro opravu takových údajů ve vizitce je třeba upravit data ve zdrojové agendě. Opravená data se pak automaticky přetáhnou do vizitky. Přenos ze všech agend neprobíhá okamžitě, ale periodicky, v závislosti na konkrétním systému. Nejdelší interval přenosu je do druhého dne. Schéma základních vazeb je na obrázku, tabulka pak obsahuje podrobnosti včetně útvarů odpovědných za správnost dat.

Vizitka vazby.png

Údaj Zdrojová agenda Útvar odpovědný za data
Osobní údaje (jméno, příjmení, tituly) Personalistika Magion Personální odbor
Pracovní pozice (vedoucí, zástupce, tajemník, sektretariát) Pracovní místa Magion Personální odbor
Emailová adresa Správa Orion kont CIV
Skutečná linka, popiska na displeji telefonu Správa telefonů CIV
Osobní linka, úřední hodiny Vizitka Pracovník nebo sekretariát jeho oddělení
Neosobní linky, hosté, místnosti... Vizitka Sekretariát oddělení

Často kladené otázky

Vizitka obsahuje chybné údaje, které nemůžu změnit.

Požádejte oprávněnou osobu nebo pracoviště o změnu, zdrojové agendy k údajům a odpovědná pracoviště jsou uvedena v tabulce výše.

Potřebujeme zřídit novou telefonní linku, stačí ji zadat do vizitky?

Údaje ve vizitce slouží pouze k zobrazení kontaktu v informačních systémech. Změna v linkách ústředny se automaticky neprovádí, je třeba o ni požádat.

Při změně údajů, které by vedly na požadavek změny v ústředně, se automaticky odesílá emailová žádost do RT systému jménem uživatele, který data změnil (žadatel obdrží z RT kopii). Tím se urychlí zadání požadavku. Pokud potřebujete upřesnit některé údaje, doplňte je do požadavku nebo kontaktujte přímo HelpDesk CIV.

Mám více úvazků na různých pracovištích ZČU, sedím ve více místnostech, co s tím?

Na každém pracovišti, lze zadat pracovníkův záznam. Ty se pak všechny budou zobrazovat v telefonním seznamu. Do hlavičkového záznamu osoby je třeba vybrat jedno telefonní číslo jako hlavní. Podrobnější údaje o pobytu na jednotlivých místech lze pak uvést do sekce úřední hodiny nebo poznámka.

Uživatel ukončil pracovní poměr v ZČU, zmizí z vizitky automaticky?

Ano, po zániku pracovní smlouvy se přestane zobrazovat zaměstnanecký záznam. Po opětovném uzavření pracovní smlouvy se záznam vizitky zase zviditelní.

Pro pracoviště pracuje osoba, které nemá aktuálně pracovní smlouvu. Jak ji zobrazit v telefonním seznamu?

Osobu bez smlouvy lze zadat jako externí subjekt. Pracoviště pak samo musí uhlídat platnost záznamu a externistu po ukončení pobytu vyřadit ze seznamu.

Pracovník nemá aktuálně platnou smlouvu, ale na pracovišti nadále pracuje. Jak ho zobrazit v telefonním seznamu?

Stejným postupem jako u externisty.

Mají být ve vizitce uvedeny mobilní telefony pracovníků?

Obecné doporučení je uvádět všechny služební mobilní telefony. Pokud pracovník služební mobil nemá, může uvést soukromé číslo v případě, že je ochoten číslo používat pro příjem pracovních hovorů.