Ukončení konta zaměstnance
Obecný princip
Při ukončení konta zaměstnance dochází ke ztrátě přístupu nebo i smazání dat, která jsou uložena v osobních složkách zaměstnance v různých systémech. Důvody mohou být právní (ochrana osobních údajů a jejich smazání ve stanovených lhůtách) nebo technické (odebrání licence nebo přístupu a z toho plynoucí nedostupnost nebo úplné smazání dat v externím systému).
Před odchodem zaměstnance je nutné s ním všechna pracovní data a komunikaci vypořádat a předat jeho nástupci nebo vedoucímu!
Dotčené agendy
Elektronická pošta
K osobní poštovní schránce zaměstnance nelze po ukončení pracovního poměru přistupovat. Nejjednodušší postup předání poštovní agendy je vytřídění všech pracovních e-mailů do samostatné složky a její export v prostředí webmail.zcu.cz. Export složky lze pak archivovat na pracovišti nebo předat nástupci.
Data v osobních složkách ve sdílených úložištích ZČU
Při běžné práci může mít pracovník různé dokumenty v osobních oblastech datových úložišť ZČU:
U všech těchto úložišť je třeba vytřídit pracovní data a předat je nástupci nebo vedoucímu. U složek ve sdílených oblastech stačí předat vlastnictví složky nebo admin práva. Pokud jsou ale data v osobních složkách, je třeba je překopírovat nebo zazálohovat mimo osobní oblast zaměstnance!
Lokální data na přidělené stanici nebo notebooku
Osobní počítače jsou po odchodu obvykle přiděleny jinému pracovníkovi a v rámci této operace mohou být veškerá data smazána. Před tím je třeba zajistit předání pracovních dat z lokálního disku.
Spisová služba
Odcházející zaměstnanec musí vypořádat nebo předat všechny spisy, které má aktuálně v e-spis přidělené. Podrobnější postup je v samostatném návodu.
Cloudové systémy
Jedná se o služby Microsoft 365 a Google Workspace. Při odebrání licence nebo ukončení konta dojde k nevratné ztrátě všech objektů (souborů, prostorů, tříd, kurzů, konferenčních místností…), kde je daný účet vlastníkem. Je nutné předem předat svému nástupci vlastnictví (nejen admin oprávnění!) všech datových entit přímo v cloudovém systému nebo alespoň stáhnout dokumenty a předat je lokálně.
Externí služby přístupné přes federativní přihlášení
Jde především o všechny služby přístupné přes federaci eduID.cz. Nejčastěji se jedná o služby E-infrastruktury CESNET. Jednotlivé služby mohou obsahovat uživatelská data. Pokud jsou data spojená s ukončovaným účtem mohou být po jeho ukončení nedostupná nebo dokonce smazána. Vlastník dat by měl všechna relevantní pracovní data předat svému nástupci.
Garantované hostovské účty
Pokud odcházející zaměstnanec garantuje nějaké hostovské účty, je potřeba garance účtů předat na jiné platné zaměstnanecké konto, jinak budou garantované účty také ukončeny. O předání garantství může požádat aktuální garant na HelpDesku.
Ostatní agendy
Kromě výše uvedených systémů a zařízení mohou existovat další místa, kde má odcházející zaměstnanec uložena nějaká pracovní data. Je třeba si vyžádat od pracovníka seznam aktivně využívaných systémů a převzít pracovní data uložená v osobních oblastech.
