Spisová služba/Ukládací jednotky

Z Support
Přejít na: navigace, hledání

Předat k uložení do spisovny lze jen UKONČENÉ OBJEKTY (vyřízené samostatné dokumenty a uzavřené spisy).

Po převzetí spisovnou KONČÍ možnost zpracování dokumentu/spisu (lze si ho vyžádat pouze k zápůjčce).

Předání ANALOGOVÝCH A HYBRIDNÍCH DOKUMENTŮ je možné jen pomocí UKLÁDACÍCH JEDNOTEK. Digitální dokumenty a spisy je možné do spisovny ukládat samostatně, nebo  pomocí UKLÁDACÍCH JEDNOTEK.

Referent může ukládat do spisovny pouze SVÉ uzavřené dokumenty a spisy. Sekretariát může ukládat do spisovny uzavřené dokumenty a spisy VŠECH pracovníků útvaru. 

ZALOŽENÍ UKLÁDACÍ JEDNOTKY

Postup:

  1. Ve složce REFERENT vybereme záložku UKONČENÉ.
  2. V hlavním okně si nastavíme filtr na VYŘÍZENÉ DOKUMENTY, UZAVŘENÉ SPIS, UKL. JEDNOTKY.
  3. V menu zvolíme příkaz ZALOŽIT - UKLÁDACÍ JEDNOTKU
    Zalozeni UJ.png


  4. Zobrazí se dialogové okno, kde se vyplní povinné položky: Název, Forma a Skartační režim.
    Formular ukl jednotka.png


  5. Po vytvoření UJ je možné do ní vkládat jednotlivé dokumenty a spisy.



POZNÁMKY K ZALOŽENÍ UKLÁDACÍ JEDNOTKY

  1. FORMA – řídí se podle formy uzavřených dokumentů/spisů. Na výběr je analogová, digitální a hybridní.
  2. VĚCNÁ SKUPINA – výběr z číselníku.
    • Zadana věcná skupina: lze vkládat dokumenty a spisy pouze se SHODNOU věcnou skupinou.
    • Bez věcné skupiny: mohou se vkládat dokumenty se shodným skartačním režimem bez ohledu na věcnou skupinu.  
  3. SKARTAČNÍ REŽIM – výběr z číselníku.
    • Zaškrtnutá shod. skart. operace: lze vkládat dokumenty a spisy pouze se SHODNOU skart. operací.
    • Nezaškrtnutá shod. skart. operace:lze vkládat dokumenty a spisy i s mírnějším skartačním režimem (od nejpřísnějšího režimu: A – V – S).
Osobní nástroje
Jmenné prostory

Varianty
Zobrazení
Akce
Kdo jsem
Navigace
Často hledaná témata
Nástroje