Spisová služba/Základní oběh dokumentu

Z Support
Přejít na: navigace, hledání

Návod na převzetí nově došlé písemnosti, odpověď odesílateli a předání na jiný stůl.


Obsah

PŘEVZETÍ DOKUMENTU

Dokumenty k převzetí naleznete ve složce ZÁKLADNÍ – podsložka K PŘEVZETÍ. V případě, že vám dokument nenáleží, máte možnost ho odmítnout nebo předat jiné organizační jednotce.

POSTUP

  1. Vyberete zaškrtnutím příslušný dokument, který chcete přijmout.
  2. V horním menu zvolíme tlačítko OBĚH.
  3. Z rolovací nabídky vybereme možnost PŘEVZÍT.
  4. Přijaté dokumenty se následně objeví ve složce REFERENT – podsložka NA STOLE
K prevzeti.jpg


ODPOVĚĎ NA DOKUMENT

Používá se v případě jednoduché odpovědi nebo rozhodnutí na doručený dokument. Odpověď vytvoří vlastní dokument s číslem jednacím, přiřazený k příslušnému doručenému dokumentu. Vytvořením odpovědi vznikne spis (pokud ještě neexistuje).

POSTUP

  1. Otevřeme si profil dokumentu poklikáním na číslo jednací.
  2. V horním menu zvolíme ZALOŽITODPOVĚĎ NA DOKUMENT
Odpoved.JPG


VYTVOŘENÍ KOPIE DOKUMENTU

Vytvoření kopie s přenosem základních údajů.

Postup:

  1. Otevřeme si profil dokumentu
  2. V nabídce ZALOŽIT vybereme možnost KOPII DOKUMENTU.
  3. Systém kopie čísluje:
    • Kopie s novým, nezávislým, číslem jednacím.
    • Kopie s číslem jednacím originálu rozšířeným o pořadí kopie.


PŘEDÁNÍ NA JINOU ORGANIZAČNÍ JEDNOTKU

Předat dokumemty na jinou ORGANIZAČNÍ JEDNOTKU můžeme jak z podsložky K PŘEVZETÍ, tak z podsložky NA STOLE. I přesto, že spisová složka umožňuje dokument předat přímo konkrétnímu referentovi, předáváme složku přímo na organizační jednotku. Reprezentant organizační jednotky následně došlé dokumenty přerozděluje referentům.

POSTUP

  1. Vyberete příslušný dokument, který chCete přijmout, zaškrtnutím.
  2. V horním menu zvolíte tlačítko OBĚH.
  3. Z rolovací nabídky vybereme možnost PŘEDÁNÍ - PŘEDAT NA JINÝ STŮL.
  4. Vyplníte formulář a zmáčknete talčítko PŘEDAT.
Predani na organizacni jednotku.jpeg
Osobní nástroje
Jmenné prostory

Varianty
Zobrazení
Akce
Kdo jsem
Navigace
Často hledaná témata
Nástroje