Vizitka a telefonní seznam
Vizitka je prostředek pro zobrazení informací o uživateli a o pracovišti v Informačním systému ZČU.
Vizitka a telefonní seznam ZČU
Vizitka
Aplikace v portálu v záložce Já/Osobní vizitka. Do vizitky se může přihlásit každý zaměstnanec ZČU s platným Orion kontem. Vizitka zároveň umožňuje nastavit zveřejnění některých údajů na webu (fotografie, mobilní telefon...).
Pracovníci pověření správou seznamu pracoviště (vedení a sekretariát) mohou nastavovat ve vizitce i ostatní záznamy, jako jsou:
- přidělovat další role, které nejsou vedeny v pracovních místech (technik, správce laboratoře...)
- neosobní linky jako jsou faxy, modemy
- záznamy ostatních sdílených místností (laboratoře, učebny, vrátnice)
- záznamy hostů bez vazby na personální agendu
Pro přímý přístup do vizitky je určen také odkaz vizitka.zcu.cz.
Telefonní seznam (intranet, pro zaměstnance)
Aplikace je dostupná v portálu v záložce Univerzita. Umožňuje vyhledávat osoby dle různých kritérií. Aplikace umožňuje i export seznamu v html nebo pdf formátu. Přístup do aplikace je možný pouze po přihlášení Orion loginem. Pro přímý přístup do seznamu je určen také odkaz ts.zcu.cz.
Telefonní seznam (web ZČU, pro veřejnost)
Tento seznam je určený pro nalezení kontaktu na osobu, pokud znám její jméno, linku nebo emailovou adresu. Umístěn je na webu ZČU. Pro přímý přístup do hledání osob je určen také odkaz phone.zcu.cz. S ohledem na anonymní přístup a ochranu před únikem dat se některé údaje při vyhledávání nezobrazují nebo si uživatel může zvolit, zda je chce zveřejnit (mobilní číslo, fotografie). Pro podrobné hledání pro autorizované osoby je určen telefonní seznam na portálu (viz předchozí odstavec).
Jaké údaje vizitka obsahuje
- Základní informace (jméno, příjmení, telefony, místnost)
- Vizitka (povolení zobrazování vybraných dat na webu, fotografie, doplňkové informace)
- Úřední hodiny (čas, místnost)
- Životopis (jednoduchý strukturovaný zápis předchozích pozic a zaměstnání)
- Aktuální nastavení tlf. ústředny (informativní výpis dat z ústředny - pro kontrolu identifikačního řetězce na displeji telefonu)
Správce útvaru (sekretariát, vedoucí a tajemník) navíc vidí a může pracovat se záložkami:
- Vyhledávání osob dle různých kriterií
- Správa neosobních linek (faxy, laboratoře, vrátnice)
- Ústředna (kompletní výpis aktivních linek evidovaných na pracoviště)
- Volná čísla (přidělená pracovišti dle číslovacího plánu )
Kam se údaje vizitky publikují
Údaje uvedené ve vizitce se publikují do různých částí IS ZČU. Jedná se především o:
- vyhledávání v telefonním seznamu na portálu (pouze pro přihlášené uživatele)
- vyhledávání kontaktů v telefonním seznamu na webu (pro anonymní přístup)
- vizitka zaměstnance na webu
- vizitka pedagoga v courseware
Většina cílových systémů zobrazuje přímo data vizitky, takže změny provedené ve vizitce jsou ihned vidět.
Odkud se údaje berou a kdo smí údaje opravovat
Značná část údajů se přetahuje z jiných agend. Pro opravu takových údajů ve vizitce je třeba upravit data ve zdrojové agendě. Opravená data se pak automaticky přetáhnou do vizitky. Přenos ze všech agend neprobíhá okamžitě, ale periodicky, v závislosti na konkrétním systému. Nejdelší interval přenosu je do druhého dne. Schéma základních vazeb je na obrázku, tabulka pak obsahuje podrobnosti včetně útvarů odpovědných za správnost dat.
| Údaj | Zdrojová agenda | Útvar odpovědný za data |
|---|---|---|
| Osobní údaje (jméno, příjmení, tituly) | Personalistika Magion | Personální odbor |
| Pracovní pozice (vedoucí, zástupce, tajemník, sektretariát) | Pracovní místa Magion | Personální odbor |
| Emailová adresa | Správa Orion kont | CIV |
| Skutečná linka, popiska na displeji telefonu | Správa telefonů | CIV |
| Osobní linka, úřední hodiny | Vizitka | Pracovník nebo sekretariát jeho oddělení |
| Neosobní linky, hosté, místnosti... | Vizitka | Sekretariát oddělení |
Často kladené otázky
ts.zcu.cz neumožňuje opravu dat.
V novém řešení je ts.zcu.cz určen pouze pro výpis informací. Data v telefonním seznamu se mění na stránce vizitka.zcu.cz.
Vizitka obsahuje chybné údaje, které nemůžu změnit.
Požádejte oprávněnou osobu nebo pracoviště o změnu, zdrojové agendy k údajům a odpovědná pracoviště jsou uvedena v tabulce výše.
Potřebujeme zřídit novou telefonní linku, stačí ji zadat do vizitky?
Údaje ve vizitce slouží pouze k zobrazení kontaktu v informačních systémech. Změna v linkách ústředny se automaticky neprovádí, je třeba o ni požádat.
Při změně údajů, které by vedly na požadavek změny v ústředně, se automaticky odesílá emailová žádost do RT systému jménem uživatele, který data změnil (žadatel obdrží z RT kopii). Tím se urychlí zadání požadavku. Pokud potřebujete upřesnit některé údaje, doplňte je do požadavku nebo kontaktujte přímo HelpDesk CIV.
Mám více úvazků na různých pracovištích ZČU, sedím ve více místnostech, co s tím?
Na každém pracovišti, lze zadat pracovníkův záznam. Ty se pak všechny budou zobrazovat v telefonním seznamu. Do hlavičkového záznamu osoby je třeba vybrat jedno telefonní číslo jako hlavní. Podrobnější údaje o pobytu na jednotlivých místech lze pak uvést do sekce úřední hodiny nebo poznámka.
Uživatel ukončil pracovní poměr v ZČU, zmizí z vizitky automaticky?
Ne, někteří pracovníci nemají trvale uzavřené smlouvy a přesto je chce mít pracoviště ve svém seznamu. Pokud zůstane pracovníkovi přidělená telefonní linka, v seznamu se dále zobrazuje. Pracovník se přestane v seznamu pracoviště zobrazovat až po smazání všech jeho záznamů linek.
Pro pracoviště pracuje osoba, která nemá aktuálně pracovní smlouvu. Jak ji zobrazit v telefonním seznamu?
Osobu bez smlouvy lze zadat jako externí subjekt. Pracoviště pak samo musí uhlídat platnost záznamu a externistu po ukončení pobytu vyřadit ze seznamu.
Pracovník nemá aktuálně platnou smlouvu, ale na pracovišti nadále pracuje. Jak ho zobrazit v telefonním seznamu?
Po dobu, kdy v personalistice není pro pracovníka žádná platná smlouva, je záznam vizitky v seznamu neviditelný. Pokud má být osoba v telefonním seznamu pracoviště přesto uvedena, vložte data stejným postupem jako u externisty.
Mají být ve vizitce uvedeny mobilní telefony pracovníků?
Obecné doporučení je uvádět všechny služební mobilní telefony. Pokud pracovník služební mobil nemá, může uvést soukromé číslo v případě, že je ochoten číslo používat pro příjem pracovních hovorů.
Na phone.zcu.cz nevidím svůj mobilní telefon, ve vizitce je uvedený.
Mobilní telefon patří mezi údaje s volitelnou viditelností ve veřejném seznamu. Pokud chcete svůj mobilní telefon zobrazovat na webu ZČU, zaškrtněte ve vizitce patřičné políčko.
