Spisová služba - old
Spisová služba umožňuje evidenci veškerých údajů o dokumentech a spisech včetně sledování jejich pohybu v organizaci. Slouží ke komplexní správě dokumentů v organizaci. Jsou v ní zahrnuty dokumenty doručené i vlastní a jejich správa trvá po celou dobu životnosti každého dokumentu.
Ke spisové službě se lze přihlásit na adrese http://espis.zcu.cz. Pro testování a zaškolení slouží testovací verze spisové služby dostupné na http://espis-test.zcu.cz
- Ověření se provádí přes Orion login a heslo.
Legislativa
Elektronická spisová služba (ESSL) musí splňovat nejen zákonné, ale i procesní a technické požadavky:
- zákonné požadavky jsou dané zákonem č. 499/2004 Sb. [1] Zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů
- procesní požadavky řeší vyhláška č. 259/2012 Sb. [2] Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby
- technické požadavky jsou stanoveny v Národním standardu pro elektronické systémy spisové služby [3]
Zároveň je nutné dodržovat vnitřní předpisy dané Spisovým a skartačním řádem.
Od 1. července 2010 musí školy podle zákona č. 190/2009 Sb. ze dne 28. května 2009, kterým se mění zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a další související zákony, vykonávat spisovou službu v elektronické podobě.
Návody pro uživatele e-spis
- Základní oběh dokumentu v organizaci (přijetí, odpověď na dokument, předání na jiný stůl)
- Založení vlastního/doručeného dokumentu
- Vypravení dokumentu
- Uzavření dokumentů a spisů
- Ukládací jednotky
- Vyhledávání dokumentů
- Používání filtrů
- Odesílání datových zpráv
- Předání dokumentu k elektronickému podpisu
Příručky uživatele
- Aktuální příručka pro role Referent, Sekretariát, Vedoucí - pro verzi aplikace E-spis 2.37.[4]
Starší příručky
- Uživatelská příručka e-spis verze 2.32.03 modul SPS – role PODATELNA, VÝPRAVNA, SPISOVNA [5]
- Uživatelská příručka e-spis verze 2.32.03 REFERENT, VEDOUCÍ, SEKRETARIÁT [6]
Školení E-spis na ZČU
Termíny vyhlášených školení, včetně registrace jsou v rámci Moodle [7]
Aktuálně jsou volné termíny 28. 03. 2022 a 30. 03. 2022