Spisová služba - old
Spisová služba umožňuje evidenci veškerých údajů o dokumentech a spisech včetně sledování jejich pohybu v organizaci. Slouží ke komplexní správě dokumentů v organizaci. Jsou v ní zahrnuty dokumenty doručené i vlastní a jejich správa trvá po celou dobu životnosti každého dokumentu.
Ke spisové službě se lze přihlásit na adrese http://espis.zcu.cz. Pro testování a zaškolení slouží testovací verze spisové služby dostupné na http://espis-test.zcu.cz
- Ověření se provádí přes Orion login a heslo.
Legislativa
Elektronická spisová služba (ESSL) musí splňovat nejen zákonné, ale i procesní a technické požadavky:
- zákonné požadavky jsou dané zákonem č. 499/2004 Sb. [1] Zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů
- procesní požadavky řeší vyhláška č. 259/2012 Sb. [2] Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby
- technické požadavky jsou stanoveny v Národním standardu pro elektronické systémy spisové služby [3]
Zároveň je nutné dodržovat vnitřní předpisy dané Spisovým a skartačním řádem.
Od 1. července 2010 musí školy podle zákona č. 190/2009 Sb. ze dne 28. května 2009, kterým se mění zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a další související zákony, vykonávat spisovou službu v elektronické podobě.
Evidence vlastních dokumentů pouze elektronicky!
Podle Vyhlášky č. 259/2012 Sb. § 16 odst. 3. V praxi to znamená, že ve spisové službě bude evidován vlastní dokument v elektronické podobě ve formě PDF/A-3, ledaže povaha dokumentu takové vyhotovení vylučuje.
Novinky v aplikaci E-spis
Nově jsme do E-spis přidali možnost výběru ze šablony profilu dokumentu. Tato šablona umožní automaticky doplnit předdefinovaný text věci popř. poznámky u vlastního nebo doručeného dokumentu, doplnit klíčová slova, přiřadit typ dokumentu a věcnou skupinu (tím i skartační lhůtu). Vzor šablony je dostupný v testovací verzi E-spisu, kde si můžete vyzkoušet její použití u vlastního dokumentu.
Pokud budete chtít takovou šablonu založit, prosíme definujte co má obsahovat v těchto polích:
- Věc
- Poznámka
- Zda má být šablona založena jak pro Vlastní tak Doručený dokument nebo samostatně
- Jaký typ dokumentu má být automaticky šablonou přiřazen
- Jaká má být šablonou přiřazena věcná skupina
- Pro koho má být k dispozici - lze definovat FM nebo SU
S touto informací prosíme kontaktujte operátora s žádostí o založení Šablony profilu dokumentu
Návody pro uživatele e-spis
- Základní oběh dokumentu v organizaci (přijetí, odpověď na dokument, předání na jiný stůl)
- Založení vlastního/doručeného dokumentu
- Vypravení dokumentu
- Uzavření dokumentů a spisů
- Ukládací jednotky
- Vyhledávání dokumentů
- Používání filtrů
- Odesílání datových zpráv
- Předání dokumentu k elektronickému podpisu
Příručky
- Aktuální příručka pro role Referent, Sekretariát, Vedoucí - pro verzi aplikace E-spis 2.37.[4]
Školení E-spis na ZČU
Vyhlášeny nové termíny školení na E-spis pro garanty spisových uzlů. Tzn. pro vedoucí pracovišť a zaměstnace sekretariátů.
čtvrtek 15.09. 2022 v EP110 od 09:00 Školení E-spis pro vedoucí a sekretariáty
úterý 11.10.2022 v EP130 od 09:00 Školení E-spis pro vedoucí a sekretariáty
Termíny vyhlášených školení, včetně registrace jsou v rámci Moodle [5]