Elektronické schvalování a finanční kontrola

Schvalování a finanční kontrola je webová aplikace Magionu, ve které probíhá elektronické schvalování. Do aplikace můžete vstoupit přímo magionweb.zcu.cz, přes odkaz v emailové výzvě nebo odkazem z Intranetu.

• Ověření probíhá přes ORION login a heslo. V případě potíží s ORION kontem kontaktujte HelpDesk CIV.
• Z pohledu účetních i personálních dat je aplikace napojena na Eis a PaMS Magion, tudíž není třeba administrovat přístupy nebo konta.
• Námitky, reklamace, postřehy, či dotazy k fungování aplikace směrujte na e-mail helpdesk@zcu.cz

Legislativa

Finanční kontrola se řídí zákonem č. 320/2001 Sb., Zákon o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů, v platném znění a platným vnitřním normám.

Základní principy

Aplikace umožní elektronické vyjádření ke konkrétním dokladům vycházející z potřeb řízení organizace (vedoucí pracovníci) i finanční kontroly (schvalovatelé). Aplikace eviduje celý průběh schvalovacího procesu včetně návazností předmětného dokladu. Každému uživateli se v aplikaci zobrazují pouze jemu příslušné doklady.

Vstup do aplikace

Do aplikace doporučujeme vstupovat přes odkazy uvedené v emailové výzvě nebo přes Intranet Západočeské univerzity kliknutím na odkaz „Schvalování a finanční kontrola“. Aplikaci si můžete zařadit do "Moje odkazy" pomocí hvězdičky vedle odkazu přímo v rozcestníku.

Zobrazení a pohyb v aplikaci

Úvodní stránka se skládá z 5 karet, přičemž aktivní je seznam dokladů K vyřízení. Následují Detail dokladu, V procesu, Vyřízené a Nastavení. Kliknutím na kartu ji zaktivujete (zobrazíte). Karty K vyřízení, V procesu a Vyřízené jsou interaktivní seznamy. Karta Nastavení umožňuje uživateli subjektivní ovládání aplikace pro případ nepřítomnosti, nečinnosti, zrychleného pohybu mezi doklady či možností volby pro zasílání notifikací. Kliknutím na číselné označení dokladu ze seznamu (K vyřízení, V procesu a Vyřízené) se přesunete na kartu Detail dokladu. Detail dokladu se dá rozdělit na záhlaví dokladu se základními údaji dokladu a návaznostmi v podobě odkazů např. na podobu dokladu v pevném klientu či souvisejících objektů dokladu, dále jednotlivé řádky dokladu, účastníci procesu včetně jejich vyjádření a možnost zobrazení celého průběhu procesu schvalování po jednotlivých úkonech každého účastníka. Soubor:Schvalovani-historie

Nastavení nepřítomnosti

Funkce, kterou si uživatel nastaví termín, ve kterém nemůže schvalovat. V případě schvalovacího procesu z pozice vedoucího pracovníka systém přesměruje schvalování na nastaveného zástupce, pokud je nastaven, nebo na vedoucího pracovníka o úroveň řízení výše. V případě schvalovacího procesu pro finanční kontrolu je údaj o nepřítomnosti uveden u schvalovatele ve formuláři pro spuštění procesu finanční kontroly. Uživatel, který konkrétní proces finanční kontroly spouští, může podle vyplněné nepřítomnosti lépe nastavit podmínky procesu tak, aby byl průběh procesu nejefektivnější (jinak řečeno, může finanční kontrolu přesměrovat na předem definovaného zástupce daného schvalovatele).

Nastavení zasílání e-mailových notifikací

Zde je možné vybrat, z jakých agend se Vám mají posílat výzvy ke schválení.

Souhrnná notifikace o neschválených dokladech

Jednodenní souhrnné oznámení, které má uživateli připomenout doklady, které v předchozích dnech nevyřídil.