Alfresco

Z Support
Přejít na: navigace, hledání

Obsah

Užívání v ZČU

Zde bude uživatelská dokumentace pro užívání Alfresco DMS.

URL aplikací

Nové dokumentové úložiště https://alfresco.zcu.cz
Staré dokumentové úložiště https://doc.zcu.cz

První přihlášení

Přihlášení probíhá pomocí Orion přihlašovacích údajů. Při prvním přihlášení je account vytvořen bez všech práv. Nelze tedy předpokládat přednostní uložení dokumentů pro danou osobu.

Procházení dokumentů

V alfrescu se vyskytují dva přístupy k souborům. A to přes My files (moje soubory) a Shared files (sdílené soubory). V my files jsou zobrazeny pouze vlastní soubory nahrané pod právě přihlášeným uživatelem. V shared files jsou pak následně vidět i soubory jiných uživatelů, ke kterým má uživatel nebo skupina práva. Po kliknutí na vybraný soubor se dostanete do následujícího detailního pohledu na dokument.

PohledDok.png

Nahrávání dokumentů

Lze zde využít buď tlačítek v prostředním menu Create nebo Upload pro vytvoření jednoduchého dokumentu nebo jeho nahrání, nebo lze využít funkci drag and drop viz obrázky níže.


Vytvoření jednoduchého souboru/složky pomocí GUI alfresco.

CreatefileALF.png


Nahrání souboru pomocí drag and drop.

Dragdrop.png==> Dragdropupl.png

Nastavení práv dokumentům

Nastavení práv k jednotlivým dokumentům probíhá tak, po kliknutí v pravé části výpisu dokumentu klikneme na tlačítko more (více) a poté klikneme na manage permissions. Zobrazí se nám okno s nastavováním práv. Zde lze zakázat či povolit dědění práv a také přidat lokální nastavení práv pro uživatele a nebo skupiny. Je nutné mít na paměti že daná role platí pouze pro danou složku (space store). Tyto role nelze aplikovat centrálně na celý repozitář. Přístup lze řešit použitím práv na konkrétního uživatele nebo použitím Orion skupin, které jsou centrálně spravované.

Nastav prava.png==> Manageperm.png

Přístup dle rolí
Owner (Vlastník) Coordiantor (Koordinátor) Collaborator (Spolupracovník) Contributor (Přispěvatel) Editor Consumer (Odběratel)
See invited space X X X X X X
View content X X X X X X
Copy content X X X X X X
Preview content in template X X X X X X
View content properties X X X X X X
Check in content to invited space X X X X
Checkout content to different space. X X X X
Update/edit content created by other users X X X
Update properties for content created by other users X X X X
Create/add new content (A creator automatically owns their own created content.) X X X X
Cut/delete content created by other users X X
Create child spaces in the invited space X X X X
View content rules X X X X
Checkout content to same space. X X X (Because an editor cannot create a new file in the invited space.)
Invite others X X
Delete content created by other users X X
Same access rights as content owner X X
Take ownership of content X X
Create space rules X X


Obnovení omylem smazaného dokumentu

Při mazání dokumentu dojde k jeho přesunu do tzv. koše daného uživatele. Pokud tedy uživatel dojde k závěru že daný soubor je třeba obnovit, lze toto provést pomocí GUI a nepotřebuje administrátora oblasti. Jednoduše vyjme daný soubor s koše. Stačí rozkliknout svoje jméno a stisknout "My Profile". Následně se zobrazí "User Profile Page", kde vybereme položku "Trashcan". Pak se nám zobrazí náš koš, kde lze vyhledat smazané položky a následně je obnovit pomocí tlačítka "Recover" nebo smazat pomocí "Delete".


MyProfile.png==> SelectTrash.png


TrashRecover.png


Stažení dokumentu

Stažení dokumentu je možné pokud máte přístup k jeho stažení (viz tabulka práv) tlačítko "Download" je pak viditelné u každého dokumentu v jeho pravé polovině.

DownloadALF.png

Nastavení e-mailových notifikací

V systému alfresco je možné nastavit zasílání notifikací při změně či přidání dokumentu do daného spaceStore(složky). Tyto notifikace se vytvářejí pomocí nastavení pravidel v alfresco. U dané složky tlačítko "Více" a následně tlačítko "Manage Rules" Objeví se nám menu pravidel pro danou složku.

ManageRules.png===>AddRule.png

Pokud nejsou definována žádná pravidla klikneme na tlačítko přidat pravidlo a zobrazí se nám formulář vytvoření nového pravidla viz obrázek níže. V něm je nutné nastavit jméno pravidla, za jakých podmínek se pravidlo aplikuje a následně vybrat akci, která se provede.

NewRule.png

Při výběru akce vybereme akci poslat email. Tím se nám vedle akce zobrazí tlačítko "Zpráva". Po kliknutí na toto tlačítko se zobrazí formulář s definicí zprávy. Zde doporučuji použít šablonu "notify_user_email.html.ftl", která lze vybrat pomocí tlačítka "Použít šablonu". Nyní již jen stačí zadat předmět odesílané zprávy a vybrat ty uživatele, kterým notifikace bude odeslána.

RuleAction.png===>MailTemplate.png

Nakonec je nutné zatrhnout ve formuláři nového pravidla aby se dané pravidlo užilo i pro podsložky a také aby se dané pravidlo spouštělo na pozadí. Pak už jen stačí kliknout na tlačítko "Create" a pravidlo je vytvořeno.

Zamykání souborů pro editaci

V alfresco je přístupný systém zámků souboru při úpravách. Slouží k zamčení daného dokumentu při offline úpravách dokud uživatel nenahraje novou verzi. Vyvolává se kliknutím na tlačítko "More"(Více) a kliknutím na tlačítko "Edit Offline". V tu chvíli je vyvolán zámek a daný soubor vyvolá stažení.

EditOffline ALF.png

Osobní nástroje
Jmenné prostory

Varianty
Zobrazení
Akce
Kdo jsem
Navigace
Často hledaná témata
Nástroje