E-mail podpis, patička

Co je podpis (patička) v e-mailu?

Podpis v e-mailu je automaticky vkládaný text, nebo formátovaný text s grafickými prvky (HTML formát).

Vkládat ho umožňují e-mailoví klienti na všech platformách (PC, mobilní telefony...).

Proč mít nastaven podpis?

• Odesílatel se tak lépe identifikuje (organizace).
• Předávají se tak další důležité informace (pracovní pozice).
• Usnadňuje komunikaci mimo e-mail (telefon, odkaz na sociální sítě apod.).

Co má podpis obsahovat?

Interní komunikace

Pro výměnu informací v rámci ZČU je vhodné uvést:

• jméno a příjmení, případně i tituly,
• pracoviště,
• pracovní pozici,
• interní telefonní kontakt nebo pracovní mobilní číslo.

E-mailová adresa je uvedena v záhlaví. Je tedy nadbytečné ji uvádět. Stejně tak není třeba připojovat logo dle JVS.

Externí komunikace

Rozsah údajů:

• jméno a příjmení, případně i tituly [1],
• pracoviště [1],
• pracovní pozice [1],
• mezinárodní formát telefonního kontaktu [2],
• zjednodušené logo pracoviště dle JVS (ZČU, fakulta) [3+]
• loga sociálních sítí pracoviště [3+]

[1] základní údaj

[2] vhodný doplňkový údaj

[3] dle uvážení pracoviště

[+] (v případě formátovaného textu - HTML)

Komunikace do zahraničí

Rozsah údajů (předpokládá se pouze EN verze údajů):

• jméno a příjmení, případně i tituly [1],
• EN název pracoviště dle číselníku [1],
• pracovní pozice [1],
• mezinárodní formát telefonního kontaktu [2],
• zjednodušené logo pracoviště dle JVS (ZČU, fakulta) [3+]
• loga EN verze sociálních sítí pracoviště [3+]

[1] základní údaj

[2] vhodný doplňkový údaj

[3] dle uvážení pracoviště

[+] (v případě formátovaného textu - HTML)

Formát podpisu e-mailu (patičky)

Textová podoba

Textovou podobu lze použít ve všech klientech e-mailu, včetně mobilních.

Příklad interního podpisu:

Ing. Jan Novák
vedoucí Katedry magických dovedností
tel. 1234

Formátovaná podoba

Příklad externího podpisu:

Grafické prvky (logo) a formátování

Logo

Přidáním loga se zvýrazňuje odesílatel (ZČU). Logo lze vložit dvěma způsoby:

1. umístit logo přímo do e-mailu (příloha) a odeslat logo spolu s e-mailem,
2. vložit pouze odkaz na logo na veřejně dostupném webu.

Obě verze splní účel. Druhá je ale výrazně více ekologická a pro příjemce příjemnější.

Nepřenáší se zbytečně data (obrázek) a nezabírá místo na úložištích.

I při relativně malé velikosti loga (řádově kB) to v počtu tisíců denně odeslaných e-mailů znamená desítky MB dat denně a tisíce odeslaných log.

Doporučení:

• upřednostněte odkaz na logo - napřiklad: https://www.zcu.cz/cs/media/loga/zcu-logo-small.svg
• formát loga volte vektorový (svg), velikost obrázku se tak mnohonásobně sníží (800 B oproti 3000 B).

Formátování

Pro formátování je vhodné použít:

• kaskádové styly (CSS),
• zvýraznění (bold).

Nepoužívejte:

• změnu barvy písma (při nastavení prohlížení v režimu Dark nemusí být text čitelný),
• tabulky jako formátovací prvek (špatné zobrazení/zlom u mobilních zařízení),
• nestandardní fonty.

Nastavení podpisu v klientech

webmail.zcu.cz

Textový (neformátovaný) podpis

Využijte nastavení v rozhraní webmail

Formátovaný (HTML) podpis

1. povolte editaci a posílání e-mailu ve formátu HTML
2. nastavte podpis v rozhraní webmailu

Thunderbird

Textový (neformátovaný) podpis

1. Zvolte položku Nástroje - Nastavení účtu
2. Vyplňte položku Text podpisu

Formátovaný (HTML) podpis

1. Zvolte položku Nástroje - Nastavení účtu
2. Zatrhněte volbu Použít HTML
3. Vyplňte položku Text podpisu

Microsoft Outlook

-- připravujeme

MAC OS

-- připravujeme

Android

-- připravujeme