E-mail podpis, patička
Co je podpis (patička) v e-mailu?
Podpis v e-mailu je automaticky vkládaný text, nebo formátovaný text s grafickými prvky (HTML formát).
Vkládat ho umožňují e-mailoví klienti na všech platformách (PC, mobilní telefony...).
Proč mít nastaven podpis?
- Odesílatel se tak lépe identifikuje (organizace).
- Předávají se tak další důležité informace (pracovní pozice).
- Usnadňuje komunikaci mimo e-mail (telefon, odkaz na sociální sítě apod.).
Co má podpis obsahovat?
Interní komunikace
Pro výměnu informací v rámci ZČU je vhodné uvést:
- jméno a příjmení, případně i tituly,
- pracoviště,
- pracovní pozici,
- interní telefonní kontakt nebo pracovní mobilní číslo.
E-mailová adresa je uvedena v záhlaví. Je tedy nadbytečné ji uvádět. Stejně tak není třeba připojovat logo dle JVS.
Externí komunikace
Rozsah údajů:
- jméno a příjmení, případně i tituly [1],
- pracoviště [1],
- pracovní pozice [1],
- mezinárodní formát telefonního kontaktu [2],
- zjednodušené logo pracoviště dle JVS (ZČU, fakulta) [3+]
- loga sociálních sítí pracoviště [3+]
[1] základní údaj
[2] vhodný doplňkový údaj
[3] dle uvážení pracoviště
[+] (v případě formátovaného textu - HTML)
Komunikace do zahraničí
Rozsah údajů (předpokládá se pouze EN verze údajů):
- jméno a příjmení, případně i tituly [1],
- EN název pracoviště dle číselníku [1],
- pracovní pozice [1],
- mezinárodní formát telefonního kontaktu [2],
- zjednodušené logo pracoviště dle JVS (ZČU, fakulta) [3+]
- loga EN verze sociálních sítí pracoviště [3+]
[1] základní údaj
[2] vhodný doplňkový údaj
[3] dle uvážení pracoviště
[+] (v případě formátovaného textu - HTML)
Formát podpisu e-mailu (patičky)
Textová podoba
Textovou podobu lze použít ve všech klientech e-mailu, včetně mobilních.
Příklad interního podpisu:
Ing. Jan Novák vedoucí Katedry magických dovedností tel. 1234
Formátovaná podoba
Příklad externího podpisu:
Grafické prvky (logo) a formátování
Logo
Přidáním loga se zvýrazňuje odesílatel (ZČU). Logo lze vložit dvěma způsoby:
- unístit logo jako přílohu a odeslat logo spolu s e-mailem
- vložit pouze odkaz na logo na veřejně dostupném webu
Obě verze splní účel. Druhá je ale výrazně více ekologická a pro příjemce příjemnější.
Nepřenáší se zbytečně data (obrázek) a nezabírá místo na úložištích.
I při relativně malé velikosti loga (řádově kB) to v počtu tisíců denně odeslaných e-mailů znamená jednotky až desítky MB dat denně.
Doporučení:
- využívejte odkaz na loga - napřiklad: https://www.zcu.cz/cs/media/loga/zcu-logo-small.svg
- formát loga volte vektorový (svg), velikost se tak mnohonásobně sníží
