E-mailové konference
Elektronická pošta se stala významným komunikačním prostředkem. Na naší univerzitě má většina zaměstnanců i studentů zřízenu schránku elektronické pošty (elektronickou adresu). Na jedné straně proto roste snaha využít tento komunikační prostředek k informování o různých povinnostech, akcích, událostech a dalším dění, na straně druhé se proti těmto požadavkům staví neustále se zvyšující množství nevyžádané elektronické pošty v podobě reklam nejrůznějšího druhu. Pracovníci CIV předkládají takové řešení, které univerzitě umožní využít elektronickou poštu k informování svých zaměstnanců a studentů a přitom maximálně omezí riziko zneužití.
E-mailové konference na ZČU
Předpokladem funkčnosti celého systému je aktuálnost, správnost a úplnost seznamu adresátů a jejich e-mailových adres. V případě studentů se seznam adresátů získává z dat udržovaných v aplikaci Studijní agenda (http://stag.zcu.cz), v případě zaměstnanců z dat udržovaných v aplikaci Telefonní seznam (http://ts.zcu.cz), za jejichž aktualizaci odpovídají jednotlivá pracoviště. Validita adres u zaměstnanců je nyní komplikována skutečností, že v aplikaci Telefonní seznam může být uvedena i jiná, než univerzitní e-mailová adresa. Předpokládáme však, že v dohledné době budou adresy zaměstnanců generovány z připravovaného jednotného registru osob automaticky a budou jen univerzitní. Doručování zpráv na výhradně univerzitní adresy adresátů neznamená žádné omezení, protože mechanismus přesměrování pošty umožňuje automatické přeposílání zpráv adresovaných na univerzitní adresu i do jiných schránek (viz dokumentace k elektronické poště).
Informace zasílané na univerzitní elektronickou adresu mají stejnou váhu jako informace vyvěšené v písemné podobě na určeném místě. Každý zaměstnanec i student je z tohoto důvodu považován za informovaného, pokud mu byla informace doručena v elektronické podobě do jeho poštovní schránky na univerzitní poštovní server.
Existující konference
V rámci nově zavedeného systému bylo zřízeno několik desítek elektronických konferencí, jejichž nastavení odpovídá zamýšlenému použití. Všechny konference jsou uzavřené, takže se do nich nemůže přihlásit jiný uživatel. Seznam účastníků je generován centrálně a automaticky. V principu se konference dělí na moderované (v tabulce označené M) a na nemoderované (N). Do moderované konference může zasílat zprávy pouze určená osoba se znalostí přístupového hesla. Konference nemoderovaná dovoluje zaslání zpráv všem svým členům. Jako příklad uveďme moderovanou konferenci studenti-zcu@list.zcu.cz, do které má výhradní právo zasílat zprávy jen prorektor pro studijní a pedagogickou činnost.
| Adresa | Povolený odesílatel | Okruh adresátů | Typ |
|---|---|---|---|
| zamestnanci-zcu@list.zcu.cz | rektor, kvestor, ředitel CIV | všichni zaměstnanci | M |
| studenti-zcu@list.zcu.cz | prorektor pro stud.č. | všichni studenti | M |
| tajemnici-zcu@list.zcu.cz | kvestor, prorektor pro VV, prorektor pro IT, ředitel CIV | tajemníci kateder,fakult a dalších útvarů | M |
| vedkat-zcu@list.zcu.cz | rektor, kvestor | vedoucí kateder ZČU | M |
| zamestnanci-fst@list.zcu.cz, zamestnanci-fhs@list.zcu.cz ... | děkani jednotlivých fakult | zaměstnanci příslušné fakulty | M |
|
studenti-fst@list.zcu.cz, studenti-fhs@list.zcu.cz ... |
děkani jednotlivých fakult | studenti příslušné fakulty | M |
|
tajemnici-fst@list.zcu.cz, tajemnici-fhs@list.zcu.cz ... |
účastníci seznamu a děkan, tajemník, a proděkani příslušné fakulty | tajemníci příslušné fakulty a kateder | N |
|
vedkat-fst@list.zcu.cz, vedkat-fhs@list.zcu.cz ... |
účastníci seznamu a děkan, tajemník, a proděkani příslušné fakulty | vedoucí kateder příslušné fakulty | N |
|
kiv@list.zcu.cz, kar@list.zcu.cz, ntc@list.zcu.cz ... |
účastníci seznamu | zaměstnanci katedry nebo útvaru | N |
Pro konference označené M platí:
- konference je uzavřená, moderovaná
- posílání zpráv je vázáno na znalost hesla
- heslo je ve správě CIV a je sděleno oprávněnému odesílateli
- ostatní členové nemohou do konference své zprávy aktivně posílat.
Pro konference označené N platí:
- konference je uzavřená, nemoderovaná
- každý účastník konference má právo poslat do konference svou zprávu
- zprávy zaslané neprávem (z neregistrované adresy) jsou automaticky mazány bez zpětné vazby na odesílatele
Poznámky:
- Do konferencí nelze přidávat další účastníky běžným způsobem, protože seznam členů je generován centrálně a automaticky.
- Všechny konference mají svůj archiv.
- Projekt prošel oponenturou fakult a vedení univerzity.
- Požadovaná možnost zasílat informace studentům daného předmětu nebo kroužku je realizována přímo aplikací Studijní agenda a v možnostech popsaného systému není.
