E-spis

Spisová služba slouží k evidenci, archivaci a skartaci doručených, i vlastních dokumentů.

• Přihlášení do ostré verze: http://espis.zcu.cz
• Přihlášení do testovací verze: http://espis-test.zcu.cz

Ověření se provádí přes konto Orion.

AKTUALITY

• Aktuálně vyhlášené a plánované kurzy E-spisu vč. možnosti se registrovat najdete na stránkách CŽV: Aktuální kurzy:

• Evidence vlastních dokumentů pouze elektronicky: Podle Vyhlášky č. 259/2012 Sb. § 16 odst. 3. lze vytvářet vlastní dokumenty pouze v elektronické podobě ve formě PDF/A-3, ledaže povaha dokumentu takové vyhotovení vylučuje.

• Výběr šablony profilu dokumentu: Nově jsme do E-spis přidali možnost výběru ze šablony profilu dokumentu. Tato šablona při zakládání dokumentu umožní automaticky doplnit předdefinovaný text (např. název dokumentu, poznámky, klíčová slova, typ a VS). Vzor šablony je dostupný v testovací verzi E-spisu, kde si můžete vyzkoušet její použití u vlastního dokumentu. Novou šablonu mohou vytvořit administrátoři E-spis na Vaši žádost. Více inforamcí zde: E-spis: Úpravy dokumentů

Chybová hláška Je nutno, aby byla alespoň jedna komponenta ve výstupním formátu - Jedná se o důsledek změny způsobů vyřízení podle spisového řádu. Došlo k odebrání způsobu vyřízení "Vyřízení". Pokud jste zvyklí využít našeptávače, zadáte písmeno "V" a zvolíte způsob, který již není v nabídce (Vyřízení), aplikace E-spis to vyhodnotí touto zavádějící chybovou hláškou. Stačí vybrat pomocí šipky na konci řádku z číselníku jiný způsob vyřízení, např. "Vyřízení dokumentem" a dokument/spis lze zpracovat.

NÁVODY E-SPIS

Návody pro uživatele spisové služby jsou ZDE.

Pro lepší přehlednost jsou rozděleny do několika tématických okruhů:

• E-spis: Uživatelské nastavení
• E-spis: Úpravy dokumentů
• E-spis: Elektronické podepisování
• E-spis: Oběh dokumentů
• E-spis: Archivace dokumentů
• E-spis: Spis
• E-spis: Prezentace ke školení

PŘÍRUČKY

• Příručka ICZ pro Referenty, Sekretariáty a Vedoucí
• Prezentace pro začátečníky v E-spis aktualizovaná k prosinci 2022
• Příručka ICZ pro Podatelnu, Výpravnu, Spisovnu

ŠKOLENÍ E-SPIS NA ZČU

Nově jsme rozdělili školení na tyto 3 typy:

• E-spis 1: Založení dokumentů a jejich oběh
• E-spis 2: Úprava objektů
• E-spis 3: Uzavírání objektů

Každý typ školení plánujeme v rozsahu 9:00 - 12:30 hod.

Předběžné termíny školení v prvním pololetí 2023 na E-spis:

- čtvrtek 19.1.   E-spis 1: Založení dokumentů a jejich oběh
- úterý    7.2.   E-spis 2: Úprava objektů
- úterý   28.2.   E-spis 3: Uzavírání objektů
- středa   8.3.   E-spis 1: Založení dokumentů a jejich oběh
- úterý   14.3.   E-spis 2: Úprava objektů
- úterý   28.3.   E-spis 3: Uzavírání objektů
- pondělí 17.4.   E-spis 1: Založení dokumentů a jejich oběh
- úterý   25.4.   E-spis 2: Úprava objektů
- pátek   19.5.   E-spis 1: Založení dokumentů a jejich oběh
- úterý   30.5.   E-spis 2: Úprava objektů
- středa   7.6.   E-spis 1: Založení dokumentů a jejich oběh
- čtvrtek 15.6.   E-spis 2: Úprava objektů

Termíny aktuálně vyhlášených kurzů, včetně registrace jsou vždy vystaveny cca měsíc před termínem zde: [1]

LEGISLATIVA

Informace o platné legislativě týkající se spisové služby naleznete ZDE.