E-spis

Spisová služba slouží k evidenci, archivaci a skartaci doručených, i vlastních dokumentů.

• Přihlášení do ostré verze: http://espis.zcu.cz
• Přihlášení do testovací verze: http://espis-test.zcu.cz

Ověření se provádí přes konto Orion.

AKTUALITY

• Nastavení třídících filtrů: Došlo ke změně nastavení časových filtrů ve spisové službě. Po přihlášení na stránky espis.zcu.cz ve složce "Na stole" je nové nastavení třídícího filtru tak, abyste viděli všechny přijaté dokumenty bez časového omezení. Dříve se zobrazovaly dokumenty pouze za posledních 15 dní (pokud si to uživatel sám nezměnil a změnu neuložil). V mnoha případech nyní uvidíte i staré nevyřízené dokumenty, které se vám dříve nezobrazovaly, nicméně stále byly a jsou ve vaší správě.

• Aktuálně vyhlášené a plánované kurzy E-spisu vč. možnosti se registrovat najdete na stránkách CŽV: Aktuální kurzy:

• Evidence vlastních dokumentů pouze elektronicky: Podle Vyhlášky č. 259/2012 Sb. § 16 odst. 3. lze vytvářet vlastní dokumenty pouze v elektronické podobě ve formě PDF/A-3, ledaže povaha dokumentu takové vyhotovení vylučuje.

• Výběr šablony profilu dokumentu: Nově jsme do E-spis přidali možnost výběru ze šablony profilu dokumentu. Tato šablona při zakládání dokumentu umožní automaticky doplnit předdefinovaný text (např. název dokumentu, poznámky, klíčová slova, typ a VS). Vzor šablony je dostupný v testovací verzi E-spisu, kde si můžete vyzkoušet její použití u vlastního dokumentu. Novou šablonu mohou vytvořit administrátoři E-spis na Vaši žádost. Více inforamcí zde: E-spis: Úpravy dokumentů

NÁVODY E-SPIS

Návody pro uživatele spisové služby jsou ZDE.

Pro lepší přehlednost jsou rozděleny do několika tématických okruhů:

• E-spis: Uživatelské nastavení
• E-spis: Úpravy dokumentů
• E-spis: Elektronické podepisování
• E-spis: Oběh dokumentů
• E-spis: Archivace dokumentů
• E-spis: Spis
• E-spis: Prezentace ke školení

PŘÍRUČKY

• Příručka ICZ pro Referenty, Sekretariáty a Vedoucí
• Prezentace pro začátečníky v E-spis aktualizovaná k prosinci 2022
• Příručka ICZ pro Podatelnu, Výpravnu, Spisovnu

ŠKOLENÍ E-SPIS NA ZČU

Nově jsme rozdělili školení na tyto 3 typy:

• E-spis 1: Založení dokumentů a jejich oběh
• E-spis 2: Úprava objektů
• E-spis 3: Uzavírání objektů

Každý typ školení plánujeme v rozsahu 9:00 - 12:30 hod.

Předběžné termíny školení v prvním pololetí 2023 na E-spis: [1]

- úterý   14.3.   E-spis 2: Úprava objektů
- úterý   28.3.   E-spis 3: Uzavírání objektů
- pondělí 17.4.   E-spis 1: Založení dokumentů a jejich oběh
- úterý   25.4.   E-spis 2: Úprava objektů
- pátek   19.5.   E-spis 1: Založení dokumentů a jejich oběh
- úterý   30.5.   E-spis 2: Úprava objektů
- středa   7.6.   E-spis 1: Založení dokumentů a jejich oběh
- čtvrtek 15.6.   E-spis 2: Úprava objektů

Termíny aktuálně vyhlášených kurzů, včetně registrace jsou vždy vystaveny cca měsíc před termínem zde: [2]

LEGISLATIVA

Informace o platné legislativě týkající se spisové služby naleznete ZDE.