Spisová služba - old

Spisová služba umožňuje evidenci veškerých údajů o dokumentech a spisech včetně sledování jejich pohybu v organizaci. Slouží ke komplexní správě dokumentů v organizaci. Jsou v ní zahrnuty dokumenty doručené i vlastní a jejich správa trvá po celou dobu životnosti každého dokumentu.

Ke spisové službě se lze dostat na adrese http://espis.zcu.cz. Pro testování a zaškolení slouží testovací verze spisové služby dostupné na http://espis-test.zcu.cz

• Ověření se provádí přes Orion login a heslo.

• Konta pro spisovou službu se vytvářejí podle Pracovních míst Personalistiky (seznamy udržuje Personální odbor, lze sledovat v INISu - Výpisy - Pracovní místa), pokud přesto konto nefunguje, lze reklamovat přes email operator@service.zcu.cz

Legislativa

Spisová služba je definována zákonem č. 499/2004 Sb. ze dne 30. června 2004 o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů.

Od 1. července 2010 musí školy podle zákona č. 190/2009 Sb. ze dne 28. května 2009, kterým se mění zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a další související zákony, vykonávat spisovou službu v elektronické podobě.

Návody pro uživatele e-spis

• Základní oběh dokumentu v organizaci (přijetí, odpověď na dokument, předání na jiný stůl)
• Založení vlastního/doručeného dokumentu
• Vypravení dokumentu
• Uzavření dokumentů a spisů
• Ukládací jednotky
• Vyhledávání dokumentů
• Používání filtrů
• Odesílání datových zpráv

Odesílání datových zpráv

Od 1.10.2014 si uživatelé odesílají datové zprávy orgánům veřejné moci sami, před odesláním datové zprávy si musí zajistit elektronický podpis oprávněné osoby na dokumentu(pokud je na odesílaném dokumentu vyžadován). Pokud se jedná o podpis rektora, předají dokument elektronicky ve spisové službě k podepsání panu rektorovi, pan rektor provede elektronické podepsání dokumentu a předá dokument zpět zpracovateli. Zpracovatel pak provede předání datové zprávy výpravně datových zpráv dle návodu viz výše. Upozorňuji, pokud máte v Prostředí - Uživatelská nastavení - Výchozí výpravnu, musite zrušit Výpravnu-Bory a nechat to prázdné a pak uvidíte i Výpravnu datových zpráv(viz obrázek [1])

• Návod na předání dokumentu k elektronickému podpisu formou předání na jiný stůl [2]

Příručky uživatele 2.31. - 2.32.

• Příručka pro referenty Verze e-spis 2.37.[3]
• Novinky verze e-spis 2.32. [4]
• Novinky verze e-spis 2.32.03 [5]
• Uživatelská příručka e-spis verze 2.32.03 modul SPS – role PODATELNA, VÝPRAVNA, SPISOVNA [6]
• Uživatelská příručka e-spis verze 2.32.03 REFERENT, VEDOUCÍ, SEKRETARIÁT [7]

Odesílání datových zpráv

Od 1.10.2014 si uživatelé odesílají datové zprávy orgánům veřejné moci sami, před odesláním datové zprávy si musí zajistit elektronický podpis oprávněné osoby na dokumentu(pokud je na odesílaném dokumentu vyžadován). Pokud se jedná o podpis rektora, předají dokument elektronicky ve spisové službě k podepsání panu rektorovi, pan rektor provede elektronické podepsání dokumentu a předá dokument zpět zpracovateli. Zpracovatel pak provede předání datové zprávy výpravně datových zpráv dle návodu viz výše. Upozorňuji, pokud máte v Prostředí - Uživatelská nastavení - Výchozí výpravnu, musite zrušit Výpravnu-Bory a nechat to prázdné a pak uvidíte i Výpravnu datových zpráv(viz obrázek [8])

• Návod na předání dokumentu k elektronickému podpisu formou předání na jiný stůl [9]